Allgemeine Geschäftsbedingungen

dfv Conference Group GmbH

1. Anmeldung / Teilnahmegebühr

Die Anmeldung ist verbindlich. Nach Eingang Ihrer Anmeldung erhalten Sie eine schriftliche Anmeldebestätigung und eine Rechnung. Der Rechnungsbetrag ist nach Erhalt der Rechnung fällig. Alle Preise verstehen sich zuzüglich Mehrwertsteuer. Die Teilnahmegebühr beinhaltet die Tagungskosten sowie im Falle von Präsenzveranstaltungen Speisen und Getränke im Rahmen der Veranstaltung vor Ort. Nicht im Preis enthalten sind Reise-, Übernachtungs- und Aufenthaltskosten der Teilnehmer.

2. Rücktritt

Sollten Sie nach Anmeldung nicht teilnehmen können, so können Sie entweder einen Ersatzteilnehmer nennen oder Ihre Anmeldung schriftlich beim Veranstalter stornieren: dfv Conference Group GmbH, Mainzer Landstraße 251, 60326 Frankfurt am Main, info@dfvcg.de. Bei schriftlicher Stornierung bis 28 Tage vor Veranstaltungsbeginn wird eine Bearbeitungsgebühr in Höhe von 50,- Euro (zzgl. gesetzl. MwSt.) pro Person erhoben. Danach müssen wir leider die Teilnahmegebühren in voller Höhe berechnen. Maßgeblich ist jeweils der Eingang der Mitteilung an uns. Bei unseren digitalen Veranstaltungen gilt ab dem 1.08.2022 folgendes: bei schriftlicher Stornierung bis 14 Tage vor Veranstaltungsbeginn wird eine Bearbeitungsgebühr in Höhe von 25,- Euro (zzgl. gesetzl. MwSt.) pro Person erhoben. Danach müssen wir leider die Teilnahmegebühren in voller Höhe berechnen. Maßgeblich ist jeweils der Eingang der Mitteilung an uns.

3. Verschiebung und Absage von Veranstaltungen

Wir sind berechtigt, unsere Veranstaltungen aus wichtigem Grund abzusagen oder zeitlich zu verlegen, insbesondere bei unzureichender Teilnehmerzahl oder Absage bzw. Erkrankung der Referenten. Die Teilnehmer werden hiervon umgehend schriftlich oder per E-Mail in Kenntnis gesetzt. Bereits gezahlte Gebühren werden zur Teilnahme an anderen Veranstaltungen gutgeschrieben oder zurückerstattet. Ein weiterer Schadensersatzanspruch besteht nicht, außer in Fällen von Vorsatz und grober Fahrlässigkeit. Wir behalten uns vor, gleichwertige Ersatzreferenten zu stellen. In diesem Fall besteht kein Anspruch auf Rückerstattung der Veranstaltungsgebühren.

4. Informationsmaterialien / Onlineangebot

Die erforderlichen Informationsmaterialien werden den Teilnehmern gestellt und sind, sofern im Angebot nicht gesondert geregelt, im Preis enthalten. Die Teilnehmer sind nicht befugt, die Unterlagen zu kopieren oder an Dritte weiter zu veräußern. Eine Vervielfältigung oder Verwendung der Unterlagen ist nur mit ausdrücklicher Genehmigung von der dfv Conference Group gestattet. Sollte der Referent Unterlagen online bereitstellen, übernimmt die dfv Conference Group keine Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen. Für den Inhalt sowie Schäden, die durch Nutzung derartiger Informationen und online angebotener Links entstehen, haftet allein der Referent.

5. Haftungsausschluss

Die Haftung für Schäden, die nicht auf der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit beruhen, ist ausgeschlossen, es sei denn, dass diese durch schuldhafte Verletzung einer vertragswesentlichen Pflicht durch die dfv Conference Group in einer das Erreichen des Vertragszwecks gefährdenden Weise verursacht werden oder auf grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz zurückzuführen sind. Dies gilt auch für Folgeschäden aufgrund der Verschiebung und Absage von Veranstaltungen.

6. Erfüllungsort / Gerichtsstand

Erfüllungsort und Gerichtsstand ist, soweit gesetzlich zulässig, Frankfurt am Main.

7. Salvatorische Klausel

Sollten eine oder mehrere Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder eine Regelungslücke enthalten, so werden die Parteien die wirksame oder unvollständige Regelung durch angemessene Bestimmungen ersetzen oder ergänzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der gewollten Regelung am nächsten kommen.

Allgemeine Geschäftsbedingungen für Aussteller/Partner/Sponsoren

1. Veranstalter

Veranstalter im Sinne dieser AGB ist die dfv Conference Group GmbH, Mainzer Landstraße 251, 60326 Frankfurt am Main, Telefon: +49 69 7595 3000, info@dfvcg.de, www.dfvcg.de (im Folgenden „Veranstalter“ genannt).

2. Anmeldung

2.1 Anmeldung und Vertragsschluss
Die Anmeldung als Aussteller zu einer Ausstellung (Veranstaltung) oder Event hat schriftlich auf dem dafür vorgesehenen Formular mit rechtsverbindlicher Unterschrift und Firmenstempel zu erfolgen. Die Übersendung der Ausstellerunterlagen ist ein unverbindliches Angebot. Erst mit der Angebotsannahme durch den Veranstalter entsteht ein Ausstellungsvertrag zwischen Aussteller und Veranstalter, an den der Aussteller bis nach der Durchführung der Veranstaltung gebunden ist. Eingeschlossen sind hierbei auch Partner/Sponsoren deren gebuchte Pakete auch einen Ausstellungsstand enthalten. Mit Unterzeichnung des Anmeldeformulars erkennt der Aussteller alle Teilnahmebedingungen verbindlich an und hat dafür einzustehen, dass auch die von ihm beschäftigten Personen diese einhalten.

Nebenabsprachen sind schriftlich festzuhalten.

2.2 Beschränkungen
Der Veranstalter kann aus sachlich gerechtfertigten Gründen, insbesondere wenn der zur Verfügung stehende Platz nicht ausreicht, einzelne Aussteller von der Teilnahme ausschließen sowie die Veranstaltung auf bestimmte Ausstellergruppen beschränken, falls dies für die Erreichung des Veranstaltungszwecks erforderlich ist. Entsprechendes gilt für die Ausstellungsgüter.

3. Veranstaltung

Die jeweilige Veranstaltungsdauer und -zeiten für die Veranstaltung sind auf der Website www.dfvcg.de einzusehen.
Für den Standaufbau und den Standabbau stehen dem Aussteller festgelegte Zeiten vor Beginn bzw. nach Schluss der Veranstaltung zur Verfügung. Der Abbau ist unmittelbar nach Veranstaltungsende vorzunehmen. Der Veranstalter behält sich eine kurzfristige Änderung der Auf- und Abbauzeiten vor, soweit sie wegen besonderer Umstände ein erhebliches Interesse an solchen Maßnahmen hat; ein Anspruch auf Schadensersatz besteht nicht.

4. Standzuteilung

4.1 Grundsatz
Die Standzuteilung erfolgt unter Berücksichtigung der Nachfrage, der zur Verfügung stehenden Ausstellungsfläche, technischer Anforderungen und eventueller konzeptioneller Belange des Veranstalters. Die Platzierungswünsche der Ausstellerfirmen werden nach Möglichkeit berücksichtigt, bedeuten jedoch keine automatische Zusage seitens des Veranstalters.
Der Veranstalter ist zu Änderungen der Platzzuteilung berechtigt.

4.2 Austausch, Überlassung an Dritte
Die Lage und die Besetzung der angrenzenden Stände können sich gegenüber dem Zeitpunkt der Buchungsbestätigung ändern. Diese Änderungen haben keinerlei Einfluss auf den Vertragsinhalt bezüglich des eigenen Standes und begründen keinerlei Ersatz- oder Vertragsänderungsansprüche bzw. Kündigungsrechte des Ausstellers.
Ein Austausch des zugeteilten Standes mit einem anderen Aussteller sowie eine teilweise oder vollständige Überlassung des Standes an Dritte ist ohne entsprechende Vereinbarung mit dem Veranstalter nicht gestattet.

5. Standnutzung

5.1 Standgestaltung/Hinweise zum Standbau
Die Ausstellungsstände und Einrichtungen sind von den Ausstellern selbst mitzubringen und aufzubauen. Ein regulärer 220 V Wechselstromanschluss ist kostenfrei in den Ausstellerpaketen enthalten. Integriert sind dabei auch alle individuell vertraglich vereinbarten Zusatzleistungen (wie bspw. Stühle und Tisch).

Ausstellungsstände einschließlich Einrichtungen und Exponate sowie Werbeträger sind so standsicher zu errichten, dass die öffentliche Sicherheit und Ordnung, insbesondere Leben und Gesundheit, nicht gefährdet werden. Für die statische Sicherheit ist der Aussteller verantwortlich und gegebenenfalls nachweispflichtig.

Die gemietete Standfläche wird vor Aufbaubeginn vom Veranstalter gekennzeichnet. Ein Überschreiten der Standgrenzen ist im Interesse der anderen Aussteller, der Sicherheit und der Gewährleistung der Verkehrswege nicht möglich. Pfeiler und andere Einschränkungen der Nutzbarkeit gehören ggf. zur gemieteten Fläche. Berechtigte Reklamationen sind dem Veranstalter unverzüglich mitzuteilen. Eine spätere Geltendmachung entbindet den Veranstalter, soweit gesetzlich zulässig, von jeder Verpflichtung.

Lagerraum ist nur in begrenztem Rahmen vorhanden. Größere Lagermengen und Lagergut das unter besonderen Bedingungen (z.B. Kühlung) gelagert werden muss, müssen vorher gemeldet und mit dem Veranstalter abgestimmt werden.

5.2 Ausstellungsgüter
Zur Ausstellung dürfen nur sichere und geprüfte Erzeugnisse verwendet werden. Die Anfertigung von Artikeln am Stand ist nur mit gesonderter Erlaubnis des Veranstalters zulässig.

Bergen Einrichtungen, Anlagen oder Ausstellungsgegenstände des Ausstellers besondere Gefährdungen oder Risiken (z. B. Beschädigungen durch die Einflüsse von Temperatur, Feuchtigkeit, Stromschwankungen etc.), so hat der Aussteller selbst für die erforderlichen Schutzmaßnahmen zu sorgen.

5.3 Lebensmittel:
Kochgeräte (z. B. Fritteusen, Fettbackgeräte, Großpfannen u.a.) dürfen nur elektrisch, unter Aufsicht und nach Anmeldung beim Veranstalter betrieben werden. Nach Veranstaltungsende (täglich) müssen die Kochgeräte über einen Hauptschalter stromlos geschaltet werden. Bei der Verwendung von Druckdämpfern, Heißumluftöfen, Heißluftdämpfern oder ähnlichen Geräten mit Heißdampf, ist eine geeignete Abluftanlage bzw. eine Kondensationshaube über dem Gerät vorzusehen. Alternativ können auch Geräte mit integrierten Absaugeinrichtungen eingesetzt werden. Generell muss gewährleistet sein, dass keine heißen Dämpfe, Dünste oder Schwaden in den Raum entweichen. Weiterführend sind die Vorgaben der DGUV Regel 110-002 zu beachten.

Das Grillen in den Hallen und im Freigelände ist nur nach vorheriger schriftlicher Genehmigung gestattet. In den Räumen darf nach der Genehmigung ausschließlich elektrisch gegrillt werden. Die Grilldünste sind über entsprechende Abzüge ins Freie zu leiten.

Sämtliche Fehlalarme von Feuermeldesystemen, die durch den Umgang mit Kochgeräten entstehen, werden dem Verursacher in Rechnung gestellt. Beim Einsatz von Kochgeräten und Geräten zur Speisenzubereitung sind geeignete Handfeuerlöscher (gem. EN3; Schaumlöscher oder Fettbrandlöscher) durch den Aussteller in ausreichender Menge bereitzustellen.

Beim Einsatz von Wasser, ist der hygienisch einwandfreie Zustand zu gewährleisten. Trinkwasser für die Nahrungsmittelzubereitung darf nur aus Trinkwasserzapfstellen entnommen werden. Die Verwendung von Trinkwasser aus den Toilettenräumen und den sog. Malerbecken ist nicht gestattet.

Abfälle, die durch die Speisenzubereitung entstehen sind entsprechend den gesetzlichen Vorgaben zu entsorgen.

Bei der Abgabe von Kostproben zum Verzehr an Ort und Stelle sind die gesetzlichen Bestimmungen zu beachten, insbesondere die Lebensmittel-Hygiene-Verordnung
und die Lebensmittelinformationsverordnung VO(EG) 1169/2011 (LMIV).

Für Rückfragen steht zur Verfügung (in Frankfurt):

Stadt Frankfurt am Main
Ordnungsamt
Abt. Veterinärwesen
Kleyerstraße 86
60326 Frankfurt am Main
Tel. +49 69 212 47099
E-Mail: veterinaerwesen@stadt-frankfurt.de

Handverkäufe von Speisen und Getränken, auf der Veranstaltung selbst (einschließlich Barverkauf), sind nicht gestattet.

Bei Durchführung der Veranstalter außerhalb der Stadt Frankfurt bitten wir Sie das jeweilig zuständige Amt zu kontaktieren.

5.4 Standmaterial
Alle verwendeten Materialien und Ausschmückungen müssen den sicherheits- und brandschutz-technischen Bestimmungen entsprechend schwer entflammbar sein (B1, DIN 4102 bzw. DIN EN 13501) und ausreichend von Zündquellen entfernt sein. Ein entsprechendes Zertifikat ist mitzuführen und auf Verlangen vorzuzeigen.
Sofern ausstellereigene Teppichböden verlegt werden sollen, dürfen sie nicht mit dem Boden verklebt werden. Ist zur Fixierung eine Verklebung erforderlich, so müssen zusätzlich Holz- oder Pressspanböden verlegt werden (auf denen dann die Verklebung erfolgt). Es sind ausschließlich rückstandsfreie Klebstoffe und so genannte Verleggitter zulässig.

An Wänden, Säulen, Decken, Fenstern etc. dürfen Standwände, Plakate, Schilder o. ä. nicht mit Nägeln, Schrauben, Klebeband oder Klebstoff befestigt werden. Die Standplätze sind nach der Ausstellung in einwandfreiem, besenreinem Zustand zu hinterlassen.

Für jegliche durch den Aussteller verursachten Schäden an der Location, haftet der Aussteller.

5.5 Abfall
Es sei darauf hingewiesen, dass wenig und umweltfreundliches Verpackungsmaterial benutzt werden sollte. Kisten, Paletten, Folien und sonstiger anfallender Abfall hat der Aussteller in Absprache mit dem Veranstalter selbst zu entsorgen. Bei einem eventuell anfallenden Rücktransport ist dieser durch den Aussteller zu organisieren und mögliche anfallende Kosten zu tragen. Generell ist der Ausstellerplatz sauber zu hinterlassen.

5.6 Elektroanschlüsse
Die Elektroanschlüsse werden lt. Bestellung zum Stand verlegt. Für Netzstörungen und durch Gerätedefekte verursachte Störungen übernimmt der Veranstalter keine Haftung.

6. Sicherheitsvorschriften, Unfallverhütung, Verkehrssicherungspflicht des Ausstellers und andere gesetzliche und behördliche Vorschriften

Behördliche Genehmigungen hat grundsätzlich der Aussteller einzuholen. Er ist dafür verantwortlich, dass während der Ausstellung und des Auf- und Abbaus die GEMA-Bestimmungen sowie die gewerberechtlichen, polizeirechtlichen, gesundheitsrechtlichen, arbeitsrechtlichen und sonstigen gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden und gegebenenfalls nachweispflichtig vorliegen. Insbesondere gilt dies auch für das „Gesetz über technische Arbeitsmittel“ (Gerätesicherheitsgesetz). Ferner ist der Aussteller für die Gewährleitung der Standsicherheit, Standfestigkeit und gesundheitlicher Verträglichkeit der verbauten Materialien verantwortlich.

Sämtliche Feuermelder, Hydranten, Notausgänge, Rettungswege, Feuerlöscher, elektrische Verteiler, Schalttafeln und Fernsprechverteiler müssen frei zugänglich bleiben. Die Veranstalter behalten sich das Recht vor, Abänderungen offensichtlich unzureichender Standaufbauten oder die Entfernung solcher Stände, die sich als ungeeignet, belästigend oder gefährdend erweisen, zu verlangen. Deckenkonstruktionen müssen so beschaffen sein, dass sie die vorhandene Sprinkleranlage in ihrer Wirkung nicht beeinträchtigen.

Feuer, offenes Licht und Rauchen ist in allen Bereichen der Veranstaltung verboten.

Zum besonderen Schutz sind alle Wärme erzeugenden und Wärme entwickelnden Elektrogeräte (Kochplatten, Scheinwerfer, Kaffeemaschinen usw.) auf nicht brennbaren, wärmebeständigen, asbestfreien Unterlagen zu montieren. Entsprechend der Wärmeentwicklung ist ein ausreichend großer Abstand zu brennbaren Materialien sicherzustellen. Beleuchtungskörper dürfen ausschließlich an nicht brennbaren Dekorationen o. ä. angebracht werden.

Der Aussteller sorgt dafür, dass die Kabel und Elektrogeräte für die Belastung geeignet sind und nur Geräte mit entsprechenden Prüfsigeln verwendet werden. Kabel müssen stolperfrei verlegt sein.

Wird vom Aussteller eine Gefahrenquelle geschafft oder unterhalten, so hat er die Pflicht, die notwendigen und zumutbaren Vorkehrungen zu treffen, um Schäden anderer zu verhindern.

7. Stornoregelung / Rücktritt vom Vertrag

Generell ist der geschlossene Vertrag beidseitig zu erfüllen. Sollte es aus außerordentlichen Gründen zu einer Aufhebung kommen, ist diese mit dem Veranstalter im Vorfeld abzusprechen und ihm schriftlich mitzuteilen. Hierbei gilt generell, dass bis 8 Wochen vor der Veranstaltung 50% der Nettosumme als Gebühr erhoben werden. Danach ist der Gesamtbetrag zu leisten.

8. Werbung

Werbung aller Art ist nur innerhalb des vom Aussteller gemieteten Standes für die eigene Firma des Ausstellers und nur für die von ihr hergestellten oder vertriebenen Ausstellungsgüter erlaubt.
Der Veranstalter kann im Auftrag eines Ausstellers Werbeaktionen durchführen. In diesem Fall bedarf es einer schriftlichen Vereinbarung.

9. Haftungsausschluss / Versicherung

Der Veranstalter übernimmt keine Haftung für Diebstahl und Verletzungen von Personen während des Auf- und Abbaus sowie während der Veranstaltung. Der Aussteller haftet für jeden Personen- und Sachschaden, der durch die Verwendung und Präsentation seiner Standbauelemente, Objekte und Exponate entsteht. Dem Aussteller wird der Abschluss einer eigenen Haftpflicht- und Diebstahlsversicherung empfohlen. Schäden sind dem Veranstalter unverzüglich schriftlich anzuzeigen.
Ebenso wird keine Haftung übernommen für Verluste oder Schäden, die durch Störungen in der Zuführung der E-Anschlüsse entstehen. Darüber hinaus garantiert der Veranstalter nicht für den Erfolg der Ausstellung, d. h. für Besucherzahlen und Kongressteilnehmer.
Ein Haftungsausschluss besteht zudem, soweit gesetzlich zulässig, bei baulichen Mängeln/Maßnahmen des Tagungsortes, der technischen Ausstattung und dem für den Kongress gemieteten Personal.
Der Aussteller ist damit einverstanden und bestätigt, dass die dfv Conference Group GmbH keine Versicherung für das Eigentum des Ausstellers abgeschlossen hat und dass es allein dem Aussteller obliegt, einen solchen Versicherungsschutz zu erwirken.

10. Höhere Gewalt

Ist der Veranstalter infolge höherer Gewalt oder aus anderen, von ihm nicht zu vertretenden Gründen genötigt, einen oder mehrere Ausstellungsbereiche vorübergehend oder auch für längere Dauer zu räumen, die Ausstellung zu verschieben, zu verkürzen oder zu verlängern, so erwachsen dem Aussteller hieraus weder Rücktritts- oder Kündigungsrechte noch sonstige Ansprüche, insbesondere Schadenersatzansprüche gegenüber dem Veranstalter.
Sollte die Tagung aus vorgenannten Gründen eingeschränkt oder abgesagt werden müssen, ergeben sich daraus keine Ansprüche gegen den Veranstalter. Dieser Haftungsausschluss erstreckt sich auch auf kurzfristig notwendig werdende Änderungen der Standabmessung, Platzierung o. ä.

11. Änderung von Ort/Zeit/Durchführung der Veranstaltung

Die dfv Conference Group GmbH behält sich das Recht auf die Vornahme von Änderungen der Veranstaltung einschließlich Daten, Zeiten und Veranstaltungsort vor. Die dfv Conference Group GmbH bemüht sich in angemessener Weise darum, den Aussteller innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens über alle Änderungen in Kenntnis zu setzen und ist nicht für Schäden aufgrund dieser Änderungen haftbar.

Die Entscheidung, ob die Veranstaltung aus wirtschaftlichen, organisatorischen oder sonstigen Gründen abgesagt wird, liegt alleine bei der dfv Conference Group. Sollte diese Möglichkeit bestehen, wird der Aussteller spätestens vier Wochen vor der Veranstaltung hierüber informiert. Geleistete Zahlungen werden mit der Absage der Veranstaltung erstattet und der abgeschlossene Vertrag hiermit aufgelöst.

12. Rechte

12.1  Sofern der Partner im Rahmen der Zusammenarbeit Inhalte nutzt bzw. dem Veranstalter zur Nutzung zur Verfügung stellt (insbesondere Musik, Bilder, Videos und Präsentationen), stellt der Partner sicher, dass er an sämtlichen Inhalten über die erforderlichen Nutzungsrechte verfügt und räumt diese Rechte dem Veranstalter im erforderlichen Umfang ein. Im Falle von (auch) online durchgeführten Veranstaltungen umfasst dies insbesondere die erforderlichen Rechte, um die Inhalte im Wege des Livestreaming an die Teilnehmer zu verbreiten und die Veranstaltung samt der Inhalte anschließend weltweit und ohne zeitliche Begrenzung zum individuellen Abruf öffentlich zugänglich zu machen. Der Partner stellt den Veranstalter von allen Ansprüchen Dritter frei, die wegen der Nutzung der vom Partner bereitgestellten Inhalte gegen den Veranstalter geltend gemacht werden.

12.2  Sofern an den vom Partner genutzten Inhalten Rechte bestehen, die von Verwertungsgesellschaften wahrgenommen werden, insbesondere, sofern der Partner im Rahmen seiner Videos und Präsentationen Musik verwendet, die GEMA-pflichtig ist, verpflichtet er sich, den Veranstalter rechtzeitig vor der Veranstaltung hierauf hinzuweisen, um dem Veranstalter die erforderliche Meldung zu ermöglichen. Der Partner stellt den Veranstalter von allen Ansprüchen Dritter frei, die aufgrund einer unterlassenen Meldung gegen den Veranstalter geltend gemacht werden.

13. Schlussbestimmungen

13.1 Erfüllungsort / Gerichtsstand
Erfüllungsort und Gerichtsstand ist, soweit gesetzlich zulässig, Frankfurt am Main.

13.2 Salvatorische Klausel
Sollten eine oder mehrere Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder eine Regelungslücke enthalten, so werden die Parteien die wirksame oder unvollständige Regelung durch angemessene Bestimmungen ersetzen oder ergänzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der gewollten Regelung am nächsten kommen.

Stand: Juni 2019